LegalWorks har i våras hjälpt Svenska Fotografers Förbund att implementera lösningen SimpleSign – ett e-signing-system som ska stötta fotografer inom kontraktskrivning och annan administration. Vi träffade Thomas Riesler, jurist på SFF, för att se vad han hade att säga om implementeringen och hur verktyget kan hjälpa fotografer att lägga mindre tid på administration – och mer tid på fotografering.
Q: Hur är tanken att SimpleSign ska underlätta för fotografers yrkesverksamhet?
A: Tanken med SimpleSign var ju att primärt underlätta i GDPR-sammanhang, men det blir ju ”dubbla effekter” när man får använda den även på vanliga avtal och inte bara modellavtal för fotografer. Så att det blir lite dubbla uppgifter för SimpleSign-verktyget att hantera dels GDPR-frågor och personuppgifter, och dels vanliga avtal som uppdragsavtal och arkivbildsavtal.
Q: Hur fungerar lösningen och hur använder sig fotografen av den på bästa sätt?
A: SFF (Svenska Fotografers Förbund) har lagt upp mallar i SimpleSign-verktyget som fotografen då kan använda. Så fotografen använder verktyget genom att enkelt ta en mall, fylla i de uppgifter som behövs, och sedan skicka iväg avtalet till kunden eller till de som ska lämna godkännande för användning av personuppgifter.
Q: Hur enkel är den att använda för fotografen?
A: Det är extremt enkelt. Man väljer mallen, man fyller i informationen, man skickar iväg den till mottagaren, mottagaren godkänner, och sen så är det klart. Och då har man ett avtal!
Q: Hur har lösningen tagits emot av fotograferna?
A: Under utvecklingsfasen var intresset väldigt stort. Vi är ju fortfarande lite i lanseringsfasen, men man inser ju vilka enorma fördelar det finns med med att ha ett administrativt system som inte kräver så mycket handpåläggning utan sköter sig nästan självt digitalt. Man behöver ju inte skicka iväg avtalen manuellt, eller samla in dem från flera olika håll och spara i pärmar och liknande. Allting ligger digitalt – och hanteras digitalt.
Q: Hur såg processerna för avtal och modellavtal ut innan?
A: Det vanliga var att de flesta beställningsavtal gjordes upp muntligen, och det funkar ju så länge man är överens om vad man är överens om. Men är man inte eniga längre, ja, då blir det ju problem att bevisa vad man kommit överens om. När det gällde modellavtal var man oftast duktigare, då var det mest skriftliga avtal, alltså fysiska papper som skulle skrivas på och lagras någonstans.
Q: Hur har LegalWorks bidragit till att detta hamnat på plats?
A: LegalWorks har bidragit på ett jättebra sätt genom att koppla samman oss med den slutliga leverantören, och även sett till att processerna gått framåt på ett bra sätt. Så det har varit fantastiskt bra!
Q: Tycker du generellt att fotografbranschen jobbar digitaliserat?
A: De är i alla fall väldigt digitaliserade när det gäller utrustning. I princip all fotografering som sker idag är ju digital. Det vill säga man har ju digitala kameror, digital hantering av kunder och kundregister, man skickar ut bilder digitalt, epost-hantering och andra klassiska digitala delar. Men däremot när det gäller just avtalshantering och just modellavtal, då gör man det ofta muntligt eller skriftligen på fysiska papper.
Q: Och vad är då slutsatsen av detta?
A: Slutsatsen av allt detta är ju att denna lösning av SimpleSign blir ju väldigt viktig då den bidrar till att effektivisera flödet för fotograferna på ett bra sätt. Därför bör man verkligen satsa på den.
